Audit Proyek

Sebagian besar proses yang digunakan organisasi Anda memiliki audit dan begitu pula proses manajemen proyek Anda. Mengaudit proyek Anda sama pentingnya dengan mengaudit proses jaminan kualitas Anda. PMBOK menggambarkan audit sebagai “tinjauan independen terstruktur untuk menentukan apakah kegiatan proyek sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi dan proyek.” Ada banyak pandangan dan pendekatan berbeda untuk audit proyek di luar sana, tetapi kami akan membahas pendekatan PMBOK dengan artikel ini. Pendekatan ini meniru pendekatan yang digunakan untuk audit keuangan dimana auditor adalah perusahaan yang dikontrak untuk tujuan tersebut. Meskipun dimungkinkan untuk membawa auditor luar untuk melakukan audit proyek Anda, Anda juga dapat mengidentifikasi dan melatih auditor internal. Jika organisasi Anda memiliki Project Management Office (PMO), atau Project Management Center (PMC), grup tersebut harus menyediakan layanan tersebut.

Sewa Alat Proyek Pekanbaru , Ingatlah tujuan audit saat melakukan audit proyek Anda. Tujuannya bukan untuk menentukan kesehatan proyek, atau mengidentifikasi tindakan korektif yang akan meningkatkan kinerja proyek, tetapi untuk menentukan apakah proyek dikelola dengan benar. Audit proyek dapat dilakukan selama siklus hidup proyek, atau setelah proyek selesai. Audit pertengahan proyek memiliki keuntungan karena berpotensi memperbaiki kesalahan manajemen proyek untuk proyek yang diaudit sedangkan audit di akhir proyek tidak akan membantu proyek saat ini tetapi poin audit akan bermanfaat bagi seluruh siklus hidup proyek masa depan.

Audit harus dimulai dengan standar atau pedoman yang telah ditetapkan untuk proyek yang dilakukan oleh organisasi. Ini dapat dibentuk oleh PMO atau PMC, atau oleh organisasi. Pemeriksaan proses dan rencana yang terdokumentasi untuk proyek akan memberi tahu Anda apakah standar dipenuhi dan pedoman diikuti. Auditor juga harus memeriksa seberapa baik proyek mengikuti rencana dan proses proyek.

BACA JUGA  5 Alasan Memilih Coworking Space yang Menyediakan Fasilitas Penitipan Anak

 

Laporan

Keluaran dari audit proyek harus berupa laporan audit yang mencakup semua pengamatan dari audit. Laporan harus menangkap setiap poin dari audit. Setiap poin harus diidentifikasi secara unik dan deskripsi poin, rekomendasi untuk koreksi, dan tingkat keparahan harus menyertai poin tersebut. Tingkat keparahan dapat berupa angka pada skala 1 sampai 10, atau indikator ordinal seperti (L)ow, (M)edium, (H)igh, atau (E)rror, (I)mprovement, atau ( Saran. Laporan tersebut juga harus memiliki bagian komentar di mana pengamatan umum Anda pada proyek dicatat. Anda mungkin diminta untuk memberikan proyek lulus atau gagal dalam hal ini Anda perlu menangkap dengan jelas kriteria untuk lulus atau gagal. Lulus atau gagal bergantung pada skor total yang berada di bawah titik setel saat Anda menggunakan skor numerik untuk poin audit. Jadikan lulus atau gagal bergantung pada jumlah Kesalahan maksimum saat pendekatan itu digunakan. Kriteria lulus atau gagal harus disepakati dengan orang yang menugaskan audit dan dijabarkan dengan jelas dalam laporan Anda. Laporan inilah yang akan Anda sampaikan kepada pemangku kepentingan yang menugaskan audit dan manajer proyek.

 

Memulai

Manajer proyek untuk proyek yang diaudit harus dilibatkan sejak awal. Ini seharusnya bukan proses permusuhan, hasil audit tidak boleh digunakan untuk menghukum manajer proyek kecuali jika manajer proyek sengaja melanggar standar dan pedoman. Audit harus digunakan sebagai kesempatan belajar dan manajer proyek harus memfasilitasi akses auditor ke semua dokumentasi proyek yang mereka perlukan. Mulailah audit dengan pertemuan dengan manajer proyek dan sponsor dan jelaskan tujuan audit (untuk meningkatkan kinerja manajemen proyek di seluruh organisasi) dan bagaimana audit akan dilakukan. Detailkan apa yang Anda harapkan dari manajer proyek, apa yang akan dihasilkan audit (laporan audit), dan bagaimana hal itu akan dibagikan.

BACA JUGA  Kreatifitas Sebagai Penerjemah Bahasa

 

Langkah pertama auditor harus mengidentifikasi semua proses dan prosedur yang harus mengatur pengelolaan proyek. Informasi ini harus tersedia dari PMO, PMC, atau manajer proyek. Dokumen pertama yang ditinjau adalah Piagam Proyek, Pernyataan Kerja (SOW), atau Pernyataan Ruang Lingkup awal. Dokumen ini harus memberi Anda ikhtisar tentang hasil utama dan tonggak yang ditetapkan untuk proyek tersebut. Piagam Proyek juga harus memberi tahu Anda pendekatan yang ingin digunakan oleh manajer proyek untuk mencapai tujuan piagam. Informasi ini harus digunakan sebagai tolok ukur untuk mengukur efektivitas proses dan prosedur proyek. Apakah mereka mendukung penyampaian tujuan pada atau sebelum tenggat waktu? Tidak adanya piagam atau SOW harus dicatat; proyek apa pun harus memiliki satu atau yang lain, atau keduanya sebelum inisiasi kecuali beberapa dokumen lain telah diganti di tempatnya.