Struktur Organisasi Front Office Department Beserta Tugas Dan Tanggung Jawab Masing-masing Bagian

Front Office department merupakan keliru satu department yg terdapat pada hotel adalah tempat kerja depan dari hotel tersebut. Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang Struktur Organisasi dari Front Office Department. Perlu diperhatikan bahwa struktur ini merupakan struktur generik, & beberapa hotel mungkin memiliki struktur organisasi yg tidak sama, tergantung akbar kecil & operasional hotel tersebut. Selain itu kita juga akan membahas tentang tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dari struktur Front Office Department ini. Yuk eksklusif aja

Struktur Organisasi Front Office Department

Front Office Manager merupakan pimpinan tertinggi menurut department front office. Seorang front office manager memiliki tugas & tanggung jawab : Melatih, mengevaluasi & mengawasi karyawan di front office departmentMemastikan staff pada Front office mengetahui SOP yang berlaku di hotelMenyambut tamu-tamu VIPMembuat laporan bulanan mengenai daftar tamu, tingkat hunian dan laba/kerugian yg ada di Front OfficeMenjaga kedisiplinan & ketaatan staff pada front office terhadap anggaran yang baruMemberikan reward/hadiah bagi staff yang berprestasi dan menaruh sanksi bagi staff yang melanggarFront Office Secretary

Front Office Secretary adalah sekertaris yang ada pada front office yg bertugas pada hal-hal administrasi pada front office department. Adapun tugas dan tanggung jawab berdasarkan Front Office Secretary adalah menjadi berikut : Menangani seluruh administrasi yang terdapat pada Front office departmentMenangani pembuatan form pembelian barang-barang di front officeAssistant Front Office Manager

Assistant Front Office Manager, seperti namanya adalah assistant berdasarkan front office manager yang bertugas menggantikan Front office manager ketika sedang libur atau berhalangan. Tugas & tanggung jawabnya adalah : Membantu pekerjaan Front Office Manager dan menggantikannya apabila Front Office Manager sedang libur atau berhalanganMemantau & mengawasi operasional sehari hari pada front officeIkut terjun ke operasional ketika tamu sedang ramaiMenangani keperluan tamu hotel yg membutuhkan donasiMengarahkan dan mengawasi kinerja bawahanDuty Manager

Duty manager merupakan manager yang bertugas menggantikan manager-manager lain sehabis jam kerja selesai. Adapun tugas dan tanggung jawab seorang duty manager merupakan menjadi berikut : Mewakili managemen setelah jam kerjaMembantu tugas Front Office Manager & Assistant FOM pada melakukan tugas operasional di Front OfficeMendukung kelancaran operasional pada hotelMenangani kasus tamu di yg tidak bisa ditangani sang front desk agentMengontrol semua area Menerima semua fakta yang masuk dan pesan buat manajemen dan dep Head setelah saat jam kerja kantor, dan mengambil langkah-langkah yang perlu dilakukanMengkoordinir antar bagian pada menuntaskan kasus / kejadian yang ada di area hotel atau pada satu bagianConcierge Manager

Concierge Manager adalah pimpinan berdasarkan Bell dan Concierge section. Adapun tugas & tanggung jawabnya merupakan sebagai berikut : Mengawasi semua kerja operasional di Bell section & Concierge sectionMemberikan arahan & training bagi semua staff yang terdapat di Bell section & Concierge sectionMelengkapi seluruh administrasi pada Bell section & Concierge sectionMemastikan semua aktivitas operasional berjalan dengan baik & sahihMembuat jadwal kerja bagi staff pada Bell section dan Concierge sectionMenetapkan tugas dan tanggung jawab bawahanMenyambut tamu VIPMemastikan semua bawahan mengerti mengenai SOP tentang cara kerja pada bagian Bell section dan Concierge sectionBell Section

Bell section adalah seksi yg terdapat di front office yang bertugas dan bertanggung jawab dalam penanganan barang tamu, mulai menurut tamu tiba, pindah kamar hingga waktu tamu check out.Bell Captain

Bell section dipimpin sang seseorang Bell Captain. Bell captain sendiri mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :Mengawasi kerja bawahan di Bell sectionMelengkapi belboy control sheetMemberikan pengarahan & keterangan pada bellboy agar selalu aporisma saat bekerjaMembuat laporan mengenai transportasi penjemputan tamu dari bandara atau menuju bandaraMelaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan pada seksi BellMengontrol seluruh bellboy supaya bekerja sesuai dengan SOPBellboy

Bellboy merupakan staff yang berada di pada Bell Section. Bell boy mempunyai tugas dan tanggung jawab menjadi berikut : Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu baik waktu mereka tiba pada hotel, pindah kamar & tamu berangkat atau saat tamu check outMemberikan pelayanan penjemputan tamu berdasarkan bandaraMengantar pesan tamuMengantar tamu ke meja receptionist buat check in pada ketika tamu tiba pada hotelMengantar tamu & barang tamu ke kamar sesudah check inMenangani barang-barang tamu yg ingin disimpan/Menjelaskan fasilitas kamar ketika check inMenjelaskan fasilitas hotel waktu check inMenyambut tamu ketika tiba ke hotelMengirim postcard tamu ke tempat kerja posMengantar titipan tamuMemberikan pertanda pengenal bagi barang tamuConcierge Section

Concierge section adalah seksi yg berada pada front office yg bertugas dalam memberikan layanan concierge misalnya membatu melayani pemesanan tiket wisata, mengirim apologize letter, mengirim welcome letter dan lainnya.Team Leader Concierge

Concierge section diketuai sang seorang Team Leader. Tugas berdasarkan team leader ini merupakan sebagai berikut : Mengawasi & menilai kerja dari staf pada concierge sectionMemberikan pelatihan pada staff pada concierge sectionMelengkapi administrasi di concierge sectionMemimpin seksi front concierge sectionStaff Concierge

Seorang Concierge memiliki tugas & tanggung jawab : Membantu memesankan tiket suatu restaurant atau objek wisataMengkoordinir airport pickup buat tamuMemberikan fakta dalam tamu yg membutuhkanMemberikan keterangan mengenai tempat wisata di daerah tadiMenangani permintaan tour tamuMenjalin interaksi yg baik dengan tamuFront Office Supervisior

Front Office Supervisior adalah leader dari front office section. Front Office section sendiri terdiri menurut Receptionist/GSO & Front Office Cashier. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah : Mengarahkan tugas operasional penanganan tamu di front officeMenangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi front desk agentMemberikan persetujuan paid out buat tamu dalam jumlah tertentuMemberi persetujuan jtmparadise penggunaan housebank oleh front desk agentMengatur jadwal kerja staff di Front Desk AgentMengarahkan langkah penerimaan tamu classReception Section

Reception section merupakan seksi yang bertugas pada melayani tamu secara eksklusif di meja front office. Tugasnya merupakan memberi kabar pada tamu yg membutuhkan, melakukan registrasi, check in, melayani pindah kamar sampai melayani tamu check out & pembayaran.Team Leader Reception

Pada seksi Reception, dipimpin sang seorang leader. Adapun tugas dan tanggung jawabnya merupakan menjadi berikut : Mengawasi kinerja menurut staf di front deskMemberikan pembinaan kepada staff di front deksMelengkapi administrasi pada front deskMemimpin seksi front desk/receptionFront Desk Agent (FDA)

Front desk agent merupakan staff yang bertugas didalam reception section. FDA pula bisa diklaim menjadi Receptionist. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah menjadi berikut : Melakukan pendaftaranbagi tamu yang akan check inMeminta uang deposit bagi tamu yang menginapMenangani proses pindah kamarMenangani proses tamu check outMelayani tamu yang meminta wartaMembuatkan kunci kamar bagi tamuMenangani keluhan tamuFront Office Cashier

Front office cashier adalah seksi yg bertugas pada front office yang mempunyai tanggung jawab dalam menerima pembayaran yang ada pada front office section menurut tamu. Pembayaran tersebut bisa berupa pembayaran kamar, pembayaran makan & minum di restaurant atau sanggup pembayaran tentang deposit tamu. Front Office Cashier sendiri biasanya sebagai satu dengan reception/GSO. Jadi tamu bisa langsung membayar pada receptionist pada saat check in ataupun check out.Staff Front Office Cashier

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *